نظام 5S

نظام ياباني خاص بالمصانع يقوم على تطبيق خمسة مبادئ أساسية في أي مصنع بهدف استغلال الأماكن بصورة سليمة وتنظيم وتنميط أماكن وخطوط الانتاج، واستغلال المساحات الضيقة بصورة سليمة، وقد وجد أنها تؤدي إلى زيادة الإنتاجية و تقليل الهدر والأعطال بصورة لافتة للنظر.

ويعد نظام 5S الذي يتم تنفيذه جيدًا أساسًا مناسبًا لتحسين مكان العمل. وفي الواقع، فإنه مطلب أساسي للتنفيذ الفعال لإنتاج نظام الوقت المناسب (JIT) والصيانة الإنتاجية الكلية.

فما هي أعمدة برنامج خمسة ت أو 5S‏؟

إن نظام 5S هو في الأصل نظام ياباني يتعلق بأساليب الإدارة العملية للممتلكات ويتضمن خمسة أعمدة:

الكلمة اليابانية	الترجمة الإنجليزية (العربية)	الوصف
SEIRI	Sort (تصنيف)	إجراء يتم بموجبه تصنيف العناصر ووضعها في فئات وفقًا للحاجة أو عدم الحاجة إليها. ويتم التخلص من العناصر غير المطلوبة أو استبعادها بينما تتم إدارة العناصر المطلوبة وتخزينها بصورة ملائمة.
SEITON	Systematize (تنظيم)	إجراء يتم بموجبه وضع كل عنصر مطلوب في الموقع المناسب له والتأكد من تنظيمه جيدًا. ويتضمن ذلك استخدام الملصقات واللافتات والتخزين وأنظمة إمساك الدفاتر لتسهيل تخزين هذه العناصر واسترجاعها.
SEISO	Sweep (تنظيف)	إجراء يتم بموجبه تنظيف مكان العمل بشكل تام والتأكد من أناقته وترتيبه.
SEIKETSU	Standardize (تنميط)	حالة يتم بموجبها اتباع معايير عالية لإدارة الممتلكات على نحو جيد بحيث لا يوجد غبار أو صدأ بأي مكان وبحيث يلتزم الموظفون بالثلاثة ت أو 3S الأولى.
SHITSUKE	Sustain (تثبيت)	حالة يقوم بموجبها جميع الأعضاء بممارسة الأربعة ت أو 4S السابقة بشكل تلقائي وطوعي كأسلوب حياة وكثقافة شركة.

نظرية المبادئ الإدارية - Theory of Administrative Principles

هي النظرية الإدارية التي قدمها العالم الفرنسي هنري فايول، والذي عرّف الإدارة بقوله أن تمارس الإدارة معناه أن تتنبأ وأن تخطط وأن تصدر الأوامر وأن تنسق وأن تراقب

1- تقسيم العمل:

التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.

2- السلطة:

إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة، والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب، فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.

3- الفهم:

تشمل الطاعة والتطبيق والسلوك والعلامات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جداً في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.

4- وحدة مصدر الأوامر:

يجب أن يتلقى الموظفون أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.

5- يد واحدة وخطة عمل واحدة:

مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس الأهداف.

6- إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة:

إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.

7- مكافآت الموظفين:

قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.

8- الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية:

هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.

9- قنوات الاتصال:

السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى تسمى "الخطوط الرسمية للأوامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة, فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقية للمشرفين لتجاوزها. وتتم الموافقة بينهم على ذلك.

10- الأوامر:

الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.

11- العدالة:

المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.

12- استقرار الموظفين:

يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل.

13- روح المبادرة:

يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثير من المدير الغير قادر على ذلك.

14- إضفاء روح المرح للمجموعة:

في الوحدات التي بها كثرة من العمال على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين، ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.

تحليل سوت - SOWT

هو أسلوب تحليلي لمعرفة نقاط الضعف ونقاط القوة ومعرفة الفرص والتهديدات التي تواجه المنظمة و يعتبر هذا النظام من أفضل النظم الادارية لبناء استراتيجيات الأعمال (خطط طويلة المدى وخطط قصيرة المدى) وخطط الأعمال للوصول إلى الأهداف المرجوة لنجاح المنظمة، وذلك بتحليل الوضع الداخلي والخارجي من خلال البنود الأربعة ( نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص والتهديدات )

يمكن استخدام هذا الأسلوب لدراسة وتحليل وضع معين في منشأة او منظمة بحيث نتطرق إلى كل واحد من جوانب التحليل الأربعة التالية:

نقاط القـوة Strengths :

أية إمكانيات داخلية ذاتية موجودة فعلاً تساعد على استغلال الفرص المتاحة والممكنة وعلى مكافحة التهديدات. يمكن التطرق للأسئلة التالية:
أ‌. ما هي نقاط القوة؟
ب‌. ما هي الحسنات والمميزات الإيجابية (مواهب، مهارات، تصرفات، أقوال)؟
جـ. ما هي مصادر القوة؟

نقاط الضعف - Weaknesses

أية ظروف وعوامل نقص داخلية موجودة فعلاً تعيق من القدرة على استغلال الفرص :
أ. ما هي نقاط الضعف
ب‌. ما هي السلبيات الحاصلة
جـ. ما هي الأمور التي تحتاج إلى معالجة، متابعة، دعم وتقييم

الفـــرص - Threats

أية ظروف أو اتجاهات خارجية ذات أثر إيجابي للمنظمة :
أ. ما هي التغيرات أو الظروف الخارجية المساعدة
ب. ما هي الأمور التي تمّ استغلالها أو يمكن استغلالها للتقدم والنمو
جـ. ما هي الأمور التي ساهمت في عملية التطور والتقدم

التهديــدات - Opportunities

أية ظروف أو اتجاهات خارجية قد تؤثر سلباً أو أثرت بشكل سلبي وهي عامل مهدد أو قد تسبب خسارة وضرر للمنظمة:
أ. ما هي التهديدات والمخاطر المحيطة
ب. ما هي التغيرات التي أثرت أو قد تؤثر بشكل سلبي

جـ. كيف تمّ او سيتم التعامل مع هذه التهديدات 

أدوات واساليب الجودة المستخدمة في معايير سيغما 6 sigma

تستخدم معايير سيغما العديد من الأدوات التي أنشئت لإدارة الجودة التي تستخدم أيضا خارج نظام معايير سيغما. و أهم الأساليب المستخدمة هي :

·         الخمس أسئله التي تبدأ بلماذا

·         تحليل الفروق

·         المقياس ANOVA آر أند آر

·         التصميم البديهي

·         تخطيط العملية

·         تدريب المرجام للمتغيرات

·         الرسم البيانى للفعل ورد الفعل (المعروف أيضا باسم عظمة السمكة أو مخطط إيشيكاوا)

·         اختبار مربع شي للاستقلال والتناسب

·         خريطة التحكم

·         الارتباط

·         تحليل التكاليف والمنافع

·         شجرة CTQ

·         دراسة السوق الكمية من خلال استخدام آلية إدارة المشاريع والاقتراحات للنظم

·         تصميم التجارب

·         صيغة الفشل وتحليل النتائج

·         النموذج الخطي العام

·         المدرج الإحصائي

·         الرسم البيانى للمتغيرات الغير متجانسة

·         نشر معيار الجودة (QFD)

·         الرسم البيانى باريتو

·         الرسم البيانى بيك

·         القدرة العملية

·         تحليل الانحدار

·         تحليل السبب الجذري

·         الرسم البيانى رن

·         تحليل SIPOC ( وهو اختصار لكلمات المورد، المدخلات، العملية، المخرجات، العملاء)

·         المطابقة

·         طرق تاجوشى

·         وظيفة تاجوشى للخسارة

·         خريطة المسار الذهنية

·         تي أر آي زد

معايير سيغما - 6 sigma

هي استراتيجية لإدارة الأعمال التجارية، وبدأت في تنفيذها شركة موتورولا، والتي تقوم اليوم بتطبيقها على نطاق واسع في العديد من قطاعات الصناعة.

معايير سيغما تسعى لتحسين جودة مخرجات العملية الإنتاجية من خلال تحديد وإزالة أسباب العيوب ( الأخطاء ) والتباين في التصنيع والعمليات التجارية ويستخدم هذا المعيار مجموعة من وسائل إدارة الجودة، بما فيها الأساليب، وخلق بنية تحتية خاصة من الناس داخل المنظمة ("الأحزمة السوداء"، و"الأحزمة الخضراء"، وما إلى ذلك) ويكونون خبراء في هذه الأساليب

كل مشروع لمعايير سيغما المنفذة في المنظمة يتبع سلسلة من الخطوات المحددة، وكمية أهداف مالية (مثل خفض التكاليف أو زيادة الأرباح)

معايير سيغما كانت في الأصل مجموعة من الممارسات التي تهدف إلى تحسين عملية التصنيع وإزالة العيوب، ولكن تطبيقها لاحقا أصبح يشمل أنواع أخرى من العمليات التجارية.

في معايير سيغما، يعرف العيب على أنه أي شيء يمكن أن يؤدي إلى عدم ارتياح العملاء

خصائص المنهجية الأولى تم صياغتها من قبل بيل سميث في موتورولا في عام 1986 معايير سيغما كانت مستوحى بشكل كبير من قبل ستة عقود سابقة من المنهجية في تحسين النوعية مثل مراقبة الجودة، وإدارة الجودة الشاملة، ونظام صفر من العيوب، على أساس عمل رواد هذا المجال مثل شيوارث وديمينج وجورانو، إيشيكاوا وتاجوشى وغيرهم جينيشى تاجوشى.

معايير سيغما هي علامة مسجله للخدمة وعلامة تجارية  لشركة موتورولا، و قد حازت شركة وموتورولا على أكثر من 17 مليار دولار من المدخرات من معايير سيغما اعتبارا من عام 2006.

الفرق بين إدارة الجودة الشاملة ونظام الجودة (ISO)

مفهوم إدارة الجودة الشاملة يختلف عن المواصفة الدولية ايزو – ISO حيث انهما لا يعنيان الشيء نفسه ، الايزو  (ISO) 9000 كمصطلح هو إختصار لـ     (International Standardization Organization) المنظمة العالمية للمعايير وهي المنظمة التي قامت بوضع مقاييس ومعايير عالمية لنظام إدارة الجودة في أي منشأة تجارية سواء اكانت إنتاجية أو خدمية.

لم يكن الهدف من انشاء هذه المواصفة ضمان جودة المنتج فحسب ، بل لأجل ضمان نظام جودة كامل وموحد في كل المنشئات او المنظمات حول العالم ، وتشتمل مواصفات الجودة العالمية التي وصفتها المنظمة الدولية للمعايير على سلسلة من المعايير على شكل شهادات كل منها كود خاص بها وذلك من أجل تطبيق وتحقيق نظام إدارة الجودة في ثلاثة انواع من الشركات بحيث توضح كل شهادة معايير تطبيق نظام إدارة الجودة في نوع معين واحد من الانواع الثلاثة من هذه الشركات وقامت بإصدار دليل مرسل لتطبيق نظام الجودة في الانواع الثلاثة واعطته رقم (ISO 9004. )

خرائط تدفق العمليات ( Process Flowcharts)

تفيد خرائط التدفق في توثيق و رسم وتوضيح خطوات أو إجراءات إنجاز العمل أو تقديم خدمة والقرارات التي يتم اتخاذها والأفراد الذين يقومون بتنفيذ الخطوات واتخاذ القرارات. ومن الصعب تصور وجود عملية تشغيلية دون أن يكون لها خريطة تدفق ويستفاد من خرائط التدفق توثيق العمليات والأنظمة لحل مشكلاتها العمل وتدريب العاملين وتحسين المنتجات والخدمات وتعزيز الشفافية في العمل

يتم رسم خرائط التدفق باستخدام رموز وأشكال نمطية اصطلاحية بمعنى ان كل رمز له مدلول ثابت في الخرائط لا يتغير من خريطة الى اخرى، حيث ان اغلب خرائط التدفق يتم رسمها باستخدام خمسة اشكال فقط وهى:

§  يجب ان تكون الخريطة سهلة التتبع (لا يكون هناك مجال للبس او الفهم الخاطئ )

§   الاتجاه الطبيعي للعمليات والبيانات هو من اليسار الى اليمين ومن اعلى الى اسفل.

§  أي رمز معالجة / عمليات يجب ان يخرج منه خط اتجاه واحد فقط.

§  أي رمز قرار / اختيار يجب ان يدخل فيه خط اتجاه واحد فقط ولكن من الممكن ان يخرج منه خطان على الاقل او ثلاثة خطوط .

§  الرمز الطرفي يجب ان يصحبه خط اتجاه واحد فقط وهذا الخط يكون داخلا في الرمز الطرفي عند استعماله كنهاية ويكون خارجا من الرمز الطرفي عند استعماله كبداية 

§  يجب التأكد من ان الخريطة لها بداية واحدة ونهاية واحدة وان الدخول من عند البداية  يجب ان يؤدى بنا الى النهاية تحت أي حال او ظرف.

§  من الافضل اختبار صلاحية الخريطة باستخدام مدخلات معروف قيمة مخرجاتها مسبقا.