الخطوة أ : التدقيق (الفحص) الأولى.
الهدف من هذه الخطوة هو التعرف على السياق و البيئة الإدارية و القانونية و الوظائفية و الاجتماعية للدائرة أو المؤسسة و ذلك للتمكن من معرفة أهم العوامل المؤثرة فيها و الاحتياجات التي تدفعها إلى انشاء الوثائق و السجلات و العناية بها.
وهذه الخطوة كذلك تمكن من معرفة نقاط قوة المؤسسة ونقاط الضعف فيها في مجال إدارة السجلات. و من هنا يمكن رسم معالم المشروع و القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن تنظيم السجلات على أساس نتائج التقييم العام للوضعية.
الخطوة ب:الهدف من هذه الخطوة هو الوصول إلى رسم الصورة النمطية لأعمال الدائرة أو المؤسسة بالتعرف على جميع الوظائف و المهام و العمليات التي تقوم بها وكيفية أدائها و ربط ذلك بالهيكل التنظيمي مع تبيين التسلسل و ترابط الأعمال.
و تمكن نتائج هذه الدراسة من تحديد القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن جميع عمليات إدارة السجلات منذ نشأتها و اقتنائها أو التقاطها و مراقبتها ثم تخزينها أو إتلافها و إتاحتها.
في الأخير ستحسن هذه الدراسة التحليلية من فهم الرابط و العلاقة بين أعمال الدائرة و السجلات المنبعثة منها.
و تتخلص مخرجات هذه المرحلة فيما يلي:
• وثيقة تصف أعمال الدائرة و المساراتProcess Business
• هيكل تصنيف وظائفي يوضح الوظائف و الأنشطة و العمليات في شكل هرمي.
• خريطة الأعمال توضح مناطق إنتاج و استلام السجلات.
• مكنز للمصلحات المقننة مفيد في عمليات ضبط عناوين السجلات و عمليات التكشيف.
• خطة الحفظ و الإتلاف.
• عناصر الميتاداتا الوصفية المناسبة.
• تعيين و تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق.
الخطوة ج: تحديد احتياجات السجلات.تهدف هذه الخطوة إلى تحديد الاحتياجات المؤسسية لإنشاء و استلام و حفظ السجلات من جراء نشاطاتها و أعمالها و توثيق هذه الاحتياجات في شكل قابل للتحديث. بما أن المؤسسات و الموظفين مسؤولين عن أعمالهم و تبرير قراراتهم، فإن حفظ السجلات يمكنهم منذ نشأة الوثائق و السجلات، من تأدية عملهم بشكل صحيح و موثق لأن توفر السجلات يضمن استمرار العمل و يثبت حقوق و واجبات الأطراف المعينة به.
و من مخرجات هذه الخطوة يذكر على وجه الخصوص:
• قائمة بجميع احتياجات إدارة السجلات الموجودة في المؤسسة أو الدائرة.
• قائمة بالنصوص القانونية و التشريعية التي تنظم حفظ السجلات ( سواء الداخلية أو الخارجية).
• تقرير حول مستوى تنظيم السجلات في الدائرة أو المؤسسة.
• تقرير حول تقييم المخاطر المحتملة من جراء عدم تنظيم السجلات.
الخطوة د: تقييم الأنظمة الموجودة حاليا.ترمي هذه الخطوة إلى حصر الأنظمة ذات الصلة بالسجلات أو أي أنظمة معلوماتية أخرى من أجل تقييم مدى تأثيرها و مساهمتها في عمليات إدارة السجلات الناجمة من أعمال المؤسسة.
تمكن هذه الدراسة من التعرف على الفجوة الموجودة بين الواقع و الأهداف المسيطرة للارتقاء بإدارة السجلات و الوصول إلى درجة عالية في الاستفادة منها في مجالات العمل واتجاه الإلزامات القانونية.
من ثم يمكن بناء التصور الذي يتيح المجال لتطوير أنظمة جديدة متكاملة أو إعادة هيكلية الأنظمة الموجودة للتوافق مع الاحتياجات و الأهداف المسيطرة لإدارة السجلات.
و نتحصل في آخر هذه الخطوات على المخرجات التالية:
• قائمة بالأنظمة المستخدمة في تأدية العمل.
• تقرير عن كيفية و درجة الاستفادة منها من أجل تلبيه احتياجات و متطلبات إدارة السجلات.
الخطوة هـ : تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات السجلات.هذه الخطوة نتيجة للخطوة التي قبلها حيث تعنى هذه الخطوة، بتحديد السياسات و الإستراتيجيات و الإجراءات و المقاييس و أدوات العمل و الآليات الأخرى اللازمة لضمان إدارة السجلات بطريقة صحيحة منذ نشأتها و حتى استخدامها لتأدية العمل و دعم الأنشطة الوظائفية في إطار منظومة متكاملة و شاملة لكل عمليات إدارة السجلات.
الخطوة و: تصميم منظومة السجلات.يكون العمل في هذه الخطوة بتنسيق الإستراتيجيات الموضوعة و السياسات وأدوات العمل بحيث تؤدي في الأخير إلى بناء خطة لمنظومة السجلات تهدف إلى تلبيه متطلبات المذكورة في الخطوة ج و تلافي النواقص المذكورة في الخطوة د.
من مخرجات هذه الخطوة، التالي:
• خطط تصميم المشروع ، مبينة للخطوات التفصيلية و المسؤوليات و البرنامج الزمني للتنفيذ.
• تقارير دورية حول التطورات المحققة في الميدان.
• قواعد العمل و مواصفاته.
• المسارات التدفقية و أنماط العمل و مكونات منظومات العمل.
• المواصفات الداعمة لعملية اقتناء أو تطوير مكونات تكنولوجية مثل البرامج و الأجهزة.
• خطة تكامل النظام الجديد مع الأنظمة القائمة.
• التدريبات الأولية
• خطط التجريب
• خطة تنصيب المنظومة
الخطوة ي: تنصيب منظومة السجلات.
خلال هذه الخطوة، يتم وضع التدابير اللازمة لتنصيب مكونات المنظومة بشكل مدروس بحيث تتلاءم مع الأنظمة القائمة من جهة و تكملها وتتوافق مع متطلبات السجلات.
من مخرجات هذه الخطوة:
• خطة المشروع مع تبيين الإستراتيجيات المختارة.
• السياسات و الإجراءات و المقاييس.
• المواد العلمية للتدريب.
• وثائق تحويل البرامج الإلكترونية و إجراءات ترحيل البيانات إلى النظام الجديد.
• تقارير حول كفاءة المنظومة بعد التنصيب.
الخطوة الأخيرة: المراجعة بعد التنصيب.
كما هو الشأن في كل المشاريع، يوفر إدارة المشروع فرصة لمراجعة المخرجات وتناسق مكونات المنظومة و فعاليتها و الكشف عن الانحرافات أو المشاكل الطارئة و وضع الحلول و الإجراءات التصحيحية لها.
الهدف من هذه الخطوة هو التعرف على السياق و البيئة الإدارية و القانونية و الوظائفية و الاجتماعية للدائرة أو المؤسسة و ذلك للتمكن من معرفة أهم العوامل المؤثرة فيها و الاحتياجات التي تدفعها إلى انشاء الوثائق و السجلات و العناية بها.
وهذه الخطوة كذلك تمكن من معرفة نقاط قوة المؤسسة ونقاط الضعف فيها في مجال إدارة السجلات. و من هنا يمكن رسم معالم المشروع و القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن تنظيم السجلات على أساس نتائج التقييم العام للوضعية.
الخطوة ب:الهدف من هذه الخطوة هو الوصول إلى رسم الصورة النمطية لأعمال الدائرة أو المؤسسة بالتعرف على جميع الوظائف و المهام و العمليات التي تقوم بها وكيفية أدائها و ربط ذلك بالهيكل التنظيمي مع تبيين التسلسل و ترابط الأعمال.
و تمكن نتائج هذه الدراسة من تحديد القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن جميع عمليات إدارة السجلات منذ نشأتها و اقتنائها أو التقاطها و مراقبتها ثم تخزينها أو إتلافها و إتاحتها.
في الأخير ستحسن هذه الدراسة التحليلية من فهم الرابط و العلاقة بين أعمال الدائرة و السجلات المنبعثة منها.
و تتخلص مخرجات هذه المرحلة فيما يلي:
• وثيقة تصف أعمال الدائرة و المساراتProcess Business
• هيكل تصنيف وظائفي يوضح الوظائف و الأنشطة و العمليات في شكل هرمي.
• خريطة الأعمال توضح مناطق إنتاج و استلام السجلات.
• مكنز للمصلحات المقننة مفيد في عمليات ضبط عناوين السجلات و عمليات التكشيف.
• خطة الحفظ و الإتلاف.
• عناصر الميتاداتا الوصفية المناسبة.
• تعيين و تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق.
الخطوة ج: تحديد احتياجات السجلات.تهدف هذه الخطوة إلى تحديد الاحتياجات المؤسسية لإنشاء و استلام و حفظ السجلات من جراء نشاطاتها و أعمالها و توثيق هذه الاحتياجات في شكل قابل للتحديث. بما أن المؤسسات و الموظفين مسؤولين عن أعمالهم و تبرير قراراتهم، فإن حفظ السجلات يمكنهم منذ نشأة الوثائق و السجلات، من تأدية عملهم بشكل صحيح و موثق لأن توفر السجلات يضمن استمرار العمل و يثبت حقوق و واجبات الأطراف المعينة به.
و من مخرجات هذه الخطوة يذكر على وجه الخصوص:
• قائمة بجميع احتياجات إدارة السجلات الموجودة في المؤسسة أو الدائرة.
• قائمة بالنصوص القانونية و التشريعية التي تنظم حفظ السجلات ( سواء الداخلية أو الخارجية).
• تقرير حول مستوى تنظيم السجلات في الدائرة أو المؤسسة.
• تقرير حول تقييم المخاطر المحتملة من جراء عدم تنظيم السجلات.
الخطوة د: تقييم الأنظمة الموجودة حاليا.ترمي هذه الخطوة إلى حصر الأنظمة ذات الصلة بالسجلات أو أي أنظمة معلوماتية أخرى من أجل تقييم مدى تأثيرها و مساهمتها في عمليات إدارة السجلات الناجمة من أعمال المؤسسة.
تمكن هذه الدراسة من التعرف على الفجوة الموجودة بين الواقع و الأهداف المسيطرة للارتقاء بإدارة السجلات و الوصول إلى درجة عالية في الاستفادة منها في مجالات العمل واتجاه الإلزامات القانونية.
من ثم يمكن بناء التصور الذي يتيح المجال لتطوير أنظمة جديدة متكاملة أو إعادة هيكلية الأنظمة الموجودة للتوافق مع الاحتياجات و الأهداف المسيطرة لإدارة السجلات.
و نتحصل في آخر هذه الخطوات على المخرجات التالية:
• قائمة بالأنظمة المستخدمة في تأدية العمل.
• تقرير عن كيفية و درجة الاستفادة منها من أجل تلبيه احتياجات و متطلبات إدارة السجلات.
الخطوة هـ : تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات السجلات.هذه الخطوة نتيجة للخطوة التي قبلها حيث تعنى هذه الخطوة، بتحديد السياسات و الإستراتيجيات و الإجراءات و المقاييس و أدوات العمل و الآليات الأخرى اللازمة لضمان إدارة السجلات بطريقة صحيحة منذ نشأتها و حتى استخدامها لتأدية العمل و دعم الأنشطة الوظائفية في إطار منظومة متكاملة و شاملة لكل عمليات إدارة السجلات.
الخطوة و: تصميم منظومة السجلات.يكون العمل في هذه الخطوة بتنسيق الإستراتيجيات الموضوعة و السياسات وأدوات العمل بحيث تؤدي في الأخير إلى بناء خطة لمنظومة السجلات تهدف إلى تلبيه متطلبات المذكورة في الخطوة ج و تلافي النواقص المذكورة في الخطوة د.
من مخرجات هذه الخطوة، التالي:
• خطط تصميم المشروع ، مبينة للخطوات التفصيلية و المسؤوليات و البرنامج الزمني للتنفيذ.
• تقارير دورية حول التطورات المحققة في الميدان.
• قواعد العمل و مواصفاته.
• المسارات التدفقية و أنماط العمل و مكونات منظومات العمل.
• المواصفات الداعمة لعملية اقتناء أو تطوير مكونات تكنولوجية مثل البرامج و الأجهزة.
• خطة تكامل النظام الجديد مع الأنظمة القائمة.
• التدريبات الأولية
• خطط التجريب
• خطة تنصيب المنظومة
الخطوة ي: تنصيب منظومة السجلات.
خلال هذه الخطوة، يتم وضع التدابير اللازمة لتنصيب مكونات المنظومة بشكل مدروس بحيث تتلاءم مع الأنظمة القائمة من جهة و تكملها وتتوافق مع متطلبات السجلات.
من مخرجات هذه الخطوة:
• خطة المشروع مع تبيين الإستراتيجيات المختارة.
• السياسات و الإجراءات و المقاييس.
• المواد العلمية للتدريب.
• وثائق تحويل البرامج الإلكترونية و إجراءات ترحيل البيانات إلى النظام الجديد.
• تقارير حول كفاءة المنظومة بعد التنصيب.
الخطوة الأخيرة: المراجعة بعد التنصيب.
كما هو الشأن في كل المشاريع، يوفر إدارة المشروع فرصة لمراجعة المخرجات وتناسق مكونات المنظومة و فعاليتها و الكشف عن الانحرافات أو المشاكل الطارئة و وضع الحلول و الإجراءات التصحيحية لها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق